Entreprise : Comment rédiger une lettre d’explication ?

Pour les employeurs, il est nécessaire de bien encadrer ses salariés. Dans le cas de faute commi par un de ses employés, avant de prendre une décision concernant le contrat du salarié, l’employeur doit avant toute chose lui envoyer une lettre de demande d’explication pour que celui-ci se justifie. Voici quelques informations à savoir pour aider une entreprise dans la rédaction d’une lettre de demande d’explication à l’encontre d’un de ses salariés.

L’importance d’une lettre de demande d’explication

Un employeur peut envoyer à l’encontre d’un de ses employés une lettre d’explication lorsqu’il estime que ce dernier n’a pas rempli ses obligations professionnelles. L’employé qui reçoit la lettre d’explication doit ensuite répondre à la lettre. Soit par une autre lettre, soit pendant le conseil de discipline pour contester les faits énoncés par l’employeur et se justifier. La lettre d’explication fait partie des procédures de sanction disciplinaire. En effet, la lettre d’explication et sa réponse vont tous les deux figurer dans le dossier personnel de l’employé. Vous pouvez voir les exemples de lettre pour les entreprises sur la toile.

La lettre d’explication peut prendre plusieurs formes en fonction des fautes commises par l’employé c’est-à-dire faute lourde ou faute simple et de l’issu de la procédure disciplinaire : simple avertissement ou licenciement. Une entreprise peut également adresser une lettre d’explication à l’encontre de l’un de ses employés lorsque ce dernier ait commis des fautes par rapport aux règlements intérieurs au sein de l’entreprise. La lettre d’explication présente des avantages à l’employé et à l’employeur. Pour l’employé, elle permet de lui donner l’occasion de se justifier et d’éviter un licenciement abusif. Pour l’entreprise employeur, elle permet de justifier un licenciement et de prouver les faits s’il y a litige.

Les différents éléments d’une lettre d’explication

Pour une entreprise, la lettre d’explication ne doit pas comporter aucune erreur pour éviter tout futur litige avec l’employé. Pour cela, la lettre d’explication doit suivre certaines règles. Tout d’abord, elle doit être envoyé par lettre recommandé avec accusé de réception pour prouver que le destinataire ait bien reçu la lettre.

En ce qui concerne les différents éléments de la lettre. Vous devez commencer par l’objet de la lettre qui doit tout simplement être « demande d’explication écrites ». Ensuite, vous devez ajouter une formule d’appel pour vous adresser à la personne sans commettre de faute d’orthographe en épelant le nom de la personne.

Après cela, vous devez tout de suite attaquer la lettre par les motifs de votre lettre. Pour justifier ces motifs, vous devez commencer par expliquer les fautes commis par l’employé de manière clair et factuelle. De ce fait, vous devez ajouter les dates, les lieux où les fautes ont été commises, les complaintes que vous avez reçues. Ensuite, vous devez expliquer les raisons pour laquelle l’action ou l’inaction du salarié constitue une faute de discipline. Pour justifier cette partie, vous devez relever les règlements de l’entreprise ou les éléments dans le contrat du travail du salarié concerné. Si ce n’est pas la première fois que la personne ait commis des fautes et qu’elle a déjà fait l’objet d’avertissement verbal, vous devez aussi l’intégrer dans la lettre d’explication. Après avoir motivé votre lettre, demandez ensuite à l’employé concerné de se justifier face aux reproches et les différentes accusations qui lui incombent dans une lettre dans un délai imposé.

Pour finir votre lettre, n’oubliez pas de conclure votre lettre avec des formules de politesse pour rester professionnel. Par exemple, vous pouvez utiliser : « Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer à nos sincères considérations. » ou encore « Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions de bien croire à notre considération. »